SIGMA MEDITERRANEE et le CG DE L'AUDE

Multisite : comment faciliter les échanges entre différents sites

Le Conseil Général de l’Aude s’équipe de solutions de vidéoconférence pour ses Forums Citoyen et pour faciliter les échanges entre ses sites distants

Les 10 questions à se poser sur la visioconférence

Par le biais de son Associé Sigma Méditerranée, le Groupe Resadia accompagne le Conseil Général de l’Aude dans son projet de « Forum Citoyen » pour le grand public avec des solutions de vidéoconférence Lifesize;

Le Conseil Général de l’Aude compte à ce jour 2414 agents regroupés autour de deux antennes administratives à Narbonne et  Castelnaudary, une Maison du Département à Limoux ainsi que des services décentralisés tels que 9 Centres Médico sociaux et 25 Centres
d'exploitation assurant l'entretien des routes. Dans une problématique multi?sites, le Conseil Général souhaite trouver une solution de liaison entre ses sites distants.
En parallèle, la Direction de la Communication du Conseil Général désire organiser des « chats vidéo en direct » pour ses réunions publiques « les Forums Citoyens » afin de couvrir tout le département et être au plus près des Audois.
De ces deux intentions naissent un projet commun : celui d’équiper le Conseil Général en vidéoconférence.

Plus proche des citoyens, plus proche des équipes

La problématique est simple et se résume à une question : comment être plus proche des citoyens ou des équipes sur tout le département et mieux les accompagner dans leurs projets sans multiplier les coûts et les déplacements ?

En effet, les équipes des Centres Médicaux sont dispersées sur tout le département qui est très vaste. Les déplacements sont donc indispensables pour se rendre aux réunions de service.

« Pour les Assistantes Sociales, les réunions de service augmentaient la fréquence des déplacements sur tout le département et impliquaient des dépenses supplémentaires importantes, mais engendraient également stress, perte de temps et fatigue ; des inconvénients que l’administration souhaitait limiter », déclare Valérie Nguyen, Directrice de la Communication du Département.
« Nous avons pu équiper 3 antennes de système de vidéoconférence. Désormais, les équipes font un point régulier sur leur activité, sans déplacements inutiles et leurs effets négatifs induits. Grâce à cet outil, chaque projet est visualisé en direct et commenté pendant cette rencontre virtuelle.»
« Au delà de ces rendez?vous fixes, la vidéoconférence, par sa simplicité d’utilisation et la convivialité qu’elle apporte, remporte un vif succès auprès des agents. Toujours dans la démarche d’être plus proche, de mieux travailler en interne, nous envisageons le déploiement de ce système pour la formation de nos équipes ». « De plus, d’un point de vue économique, les systèmes seront rentabilisés dans les 6 à 12 mois. Sur une autre échelle, les bénéfices réalisés en termes de management, d’efficacité et de productivité sont inestimables » ajoute Valérie Nguyen.

Un outil de communication devenu naturel et développement durable

«Lors des 5 matinées d’échanges pour nos Forums Citoyens reliant 3 lieux de réunions différents, la vidéoconférence a très vite été acceptée pour ses qualités visuelles et audio.
Loin d’être perçue comme une contrainte, c’est d’abord le côté ludique qui a séduit ». « De plus, avec la vidéoconférence le Conseil Général s’inscrit dans une démarche de développement durable et de solution « verte » » précise Valérie Nguyen.

«La collaboration avec la vidéoconférence apporte un avantage concurrentiel essentiel à tous les types d’organisations et à tous les niveaux », déclare Pascal Chavernac, Président de Sigma Méditerranée et Cogérant du Groupe Resadia, qui a accompagné le Conseil Général de L’Aude dans le déploiement de ce système.
« La vidéoconférence permet le plus haut niveau de collaboration en autorisant la connexion avec les citoyens et les collaborateurs sur
n’importe quel système. La réunion est accessible à tous, et chacun bénéficie de la meilleure qualité possible même dans les zones sous?équipées du département de l’Aude. »
« Le marché de la vidéoconférence devrait connaître une croissance importante, car les entreprises de toutes tailles prennent conscience des avantages et des économies qu’elle apporte», ajoute Pascal Chavernac. « En proposant une technologie de haute définition, facile à utiliser et à personnaliser, les produits Lifesize apportent davantage de souplesse, c’est également ce qui a séduit le Conseil Général de L’Aude. »

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